Son el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Defensoría del Pueblo, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Es el plan elaborado por la Defensoría del Pueblo para facilitar la identifcación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN - CCD
Es un instrumento archivístico que refleja la jerarquización dada a la documentación administrada por la Defensoría del Pueblo, en el cual se registran las secciones, subsecciones, series y subseries documentales, con su correspondiente codificación.
A continuación se puede consultar el cuadro de clasificación vigente, el cual corresponde a las vigencias 2009 y 2011.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
Es un instrumento archivístico en el cual se listas las series, con sus correspondientes tipos documentales definidos para la Defensoría del Pueblo, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en los archivos de gestión y archivo central de la entidad.
Mediante la Resolución No. 1069 del 3 de agosto de 2009, se aprobó la modificación de las Tablas de Retención Documental de la Defensoría del Pueblo, correspondientes al proceso de Direccionamiento Estratégico y a los proceso de soporte de la entidad.
Mediante la Resolución No. 1036 del 25 de agosto de 2011, se aprueba la actualización de la Tablas de Retención Documental correspondiente a los procesos misionales de la entidad, serie contratos y manual de archivo de la Defensoría del Pueblo.
Mediante la Resolución 412 de 2015 se aprueban las tablas de retención documental y el manual de archivo
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL - TVD
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
En la Defensoría del Pueblo la eliminación de documentos se realizará atendiendo los lineamientos establecidos en Acuerdo 004 de 2019 "Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD", árticulo 22 Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo tanto físicos como electrónicos deberá estar establecida en las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, y deberá ser aprobada por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces.
Notificaciones judiciales